GMGPro : une solution numérique pour une gestion plus efficace des moyens généraux
La gestion des moyens généraux implique de nombreuses opérations quotidiennes : suivi du parc automobile, gestion des chauffeurs, organisation des missions, suivi du carburant et des péages, gestion des fournitures et des consommables, contrôle des dépenses ou encore suivi des échéances administratives.
Lorsque ces activités sont gérées à l’aide de fichiers Excel, de documents papier, de courriers électroniques ou de différents outils indépendants, le suivi peut rapidement devenir complexe. Les informations peuvent être dispersées, certaines échéances oubliées et les opérations difficiles à retracer.
C’est pour répondre à ces enjeux que DivineDev a développé GMGPro, une solution web dédiée à la gestion des moyens généraux, avec une orientation particulière vers la gestion et le suivi du parc automobile.
Pensée comme une solution plus structurée et automatisée que les outils bureautiques traditionnels, GMGPro centralise les informations et accompagne le gestionnaire dans ses activités quotidiennes, tout en réduisant les risques liés aux oublis, aux retards et au suivi manuel des données.
Centraliser les informations pour mieux gérer les activités
La gestion d’un parc automobile ne se limite pas à connaître le nombre de véhicules disponibles.
Il faut également suivre leur état, leur disponibilité, leur kilométrage, leurs entretiens, leurs assurances, leurs visites techniques, leurs réparations, leurs dépenses et leur utilisation au quotidien.
À cela s’ajoutent les besoins liés aux chauffeurs, aux missions, au carburant, aux péages et aux demandes de véhicules.
GMGPro regroupe ces différentes dimensions au sein d’un même environnement numérique.
La plateforme s’articule autour de plusieurs espaces dédiés notamment aux véhicules, au personnel, aux missions, aux cartes carburant, aux péages et aux fournitures et consommables, complétés par des fonctions de paramétrage et de gestion des utilisateurs.
Cette centralisation permet au gestionnaire de disposer d’une information plus structurée et d’une meilleure visibilité sur les activités relevant des moyens généraux.
Une gestion du parc automobile pensée pour l’anticipation
L’un des enjeux majeurs de la gestion automobile consiste à anticiper les opérations avant qu’elles ne deviennent des problèmes.
Une visite technique arrivant à échéance, une vidange à prévoir, une assurance à renouveler ou un véhicule immobilisé peuvent avoir des conséquences importantes sur la disponibilité du parc.
GMGPro intègre ainsi un système d’alertes automatiques permettant de rappeler certaines échéances en fonction des informations renseignées et des seuils définis par le gestionnaire.
Le système peut notamment prendre en compte les dates et les kilométrages afin de générer des alertes liées aux opérations à effectuer. Les notifications sont accessibles directement depuis l’interface de la plateforme.
Cette approche permet de passer d’une gestion principalement réactive à une gestion davantage fondée sur l’anticipation et le suivi des échéances.
Suivre chaque véhicule tout au long de son cycle d’exploitation
GMGPro permet de centraliser les principales informations relatives aux véhicules.
Le gestionnaire peut notamment suivre la liste des véhicules, leur disponibilité, leur kilométrage, leurs visites techniques, leurs vidanges, leurs assurances, leurs vignettes, leurs patentes, leurs accessoires ou encore leur carte de stationnement.
Le suivi du kilométrage permet notamment d’anticiper certaines opérations d’entretien, tandis que les informations liées aux dates d’échéance alimentent le système d’alertes.
La plateforme permet également de suivre les véhicules immobilisés au garage, avec les informations relatives à leur entrée, au motif de la réparation, aux coûts engagés et à leur sortie.
Cette centralisation donne au gestionnaire une vision plus complète de l’état et de l’exploitation du parc.
Maîtriser les dépenses liées aux véhicules
La gestion d’un parc automobile représente également un enjeu financier important.
Carburant, entretien, réparations, assurances et autres dépenses doivent pouvoir être suivis afin de mieux comprendre le coût réel d’exploitation des véhicules.
GMGPro permet d’enregistrer les différentes dépenses liées aux véhicules et de les rapprocher du budget annuel alloué au service.
La plateforme permet ainsi de suivre le budget disponible et la part déjà consommée, offrant au gestionnaire une meilleure visibilité sur l’utilisation des ressources financières.
Des rapports récapitulatifs permettent également d’analyser les dépenses d’un véhicule sur une période donnée ou d’obtenir une vision globale de l’exploitation du parc.
Il devient ainsi possible d’identifier les véhicules générant les coûts les plus importants et de disposer d’éléments utiles pour orienter les décisions de gestion.
Simplifier les demandes de véhicules
Dans de nombreuses organisations, les demandes de véhicules peuvent être transmises par différents canaux, notamment par email.
Cette organisation peut rendre le suivi difficile lorsque plusieurs demandes sont effectuées simultanément.
GMGPro propose un espace dédié aux demandes de véhicules, permettant au personnel d’effectuer une demande directement depuis la plateforme.
Les responsables habilités peuvent ensuite consulter la demande, l’accepter ou la rejeter, avec la possibilité d’indiquer un motif en cas de refus.
La demande et son traitement restent ainsi centralisés dans l’application, ce qui facilite le suivi et limite les risques liés aux demandes perdues ou oubliées.
La plateforme permet également de produire des rapports sur les demandes effectuées, avec une consultation par personne, service ou direction et sur une période donnée.
Une gestion structurée des chauffeurs
Le bon fonctionnement d’un parc automobile dépend également de la disponibilité et de l’organisation des chauffeurs.
GMGPro intègre un espace dédié au personnel permettant notamment de gérer les utilisateurs, d’évaluer les chauffeurs, d’enregistrer leurs congés et de suivre leur disponibilité.
La disponibilité des chauffeurs peut ainsi être prise en compte lors de l’organisation des différentes courses et missions.
Cette approche permet de rapprocher la gestion des ressources humaines liées au parc de la gestion opérationnelle des véhicules.
Organiser et suivre les missions
Les déplacements professionnels nécessitent eux aussi une organisation rigoureuse.
GMGPro permet d’enregistrer les missions, d’en suivre l’historique et d’obtenir une vue d’ensemble des déplacements réalisés.
Les missions peuvent notamment être consultées par chauffeur ou par véhicule, tandis que le nombre de jours de mission peut être suivi pour chaque chauffeur.
La plateforme permet également d’enregistrer les dépenses effectuées au cours des missions, notamment le carburant, l’huile moteur, le lavage et les autres dépenses associées.
Cette centralisation facilite ainsi le suivi des activités et des coûts liés aux déplacements professionnels.
Mieux contrôler les cartes carburant
Le carburant constitue l’un des postes de dépenses importants dans l’exploitation d’un parc automobile.
GMGPro intègre un espace dédié à la gestion des cartes carburant, permettant d’enregistrer les cartes, de suivre leurs rechargements et de consulter leur solde.
Les dépenses peuvent être rattachées aux cartes concernées et suivies dans le temps. La plateforme permet également de produire des rapports de consommation sur différentes périodes, avec des informations telles que les montants crédités, les soldes et la consommation.
Cette visibilité contribue à une meilleure maîtrise de la consommation de carburant et des dépenses associées.
Suivre les cartes de péage
La gestion des déplacements peut également nécessiter le suivi des cartes de péage.
GMGPro permet d’enregistrer les cartes utilisées par l’entreprise et de suivre leur approvisionnement.
Les informations liées aux missions peuvent être utilisées pour assurer la traçabilité des opérations et faciliter le rapprochement entre les déplacements et les dépenses correspondantes.
Une gestion intégrée des fournitures et consommables
GMGPro ne se limite pas à la gestion automobile.
La solution intègre également un espace dédié aux fournitures et consommables, permettant de digitaliser plusieurs opérations liées à la gestion des stocks.
Les entrées et sorties peuvent être enregistrées afin de disposer d’une vision actualisée des stocks. La plateforme permet également de suivre les niveaux disponibles et de définir des seuils permettant d’identifier les besoins de réapprovisionnement.
Les responsables peuvent également consulter des rapports permettant d’analyser l’utilisation des fournitures selon différentes périodes, familles de produits, personnels ou services.
Cette fonctionnalité permet de mieux comprendre les habitudes de consommation et d’améliorer les prévisions.
Des inventaires et des demandes mieux structurés
La gestion des stocks nécessite également de comparer régulièrement les quantités théoriques aux quantités réellement disponibles.
GMGPro permet de réaliser des inventaires des fournitures et consommables, de renseigner les quantités physiques constatées et de prendre en compte les éventuels écarts.
Les inventaires réalisés peuvent ensuite être conservés et consultés dans la plateforme, avec la possibilité d’ajouter des documents et d’assurer le suivi des corrections effectuées.
La solution intègre également un système de demandes de fournitures et consommables avec un processus de validation configurable.
Selon l’organisation, une demande peut être soumise successivement à différents niveaux de validation avant d’être traitée. Le demandeur peut suivre l’évolution de sa demande et connaître les validations déjà effectuées.
Cette organisation permet de mieux structurer les demandes et de réduire les délais liés aux échanges dispersés entre services.
Des processus adaptés à l’organisation de chaque entreprise
Toutes les organisations ne disposent pas des mêmes circuits de validation ni des mêmes responsabilités.
GMGPro permet donc de définir les validateurs et les niveaux auxquels ils interviennent.
Un même utilisateur peut, selon son rôle, être chargé de valider certaines demandes pour une direction, un service ou même pour une personne spécifique.
Cette souplesse permet d’adapter le fonctionnement de la plateforme à l’organisation interne de chaque entreprise plutôt que d’imposer un modèle unique.
Un système de paramétrage pour adapter la plateforme
La flexibilité de GMGPro repose également sur ses possibilités de paramétrage.
La plateforme permet notamment de définir les seuils utilisés pour les alertes, les paramètres liés au carburant, les budgets annuels et certains niveaux de suivi.
Les administrateurs peuvent également créer différents niveaux d’accès et déterminer les menus auxquels chaque niveau peut accéder.
Cette gestion permet d’adapter l’interface et les fonctionnalités disponibles aux responsabilités de chaque utilisateur.
Une solution pour transformer la gestion quotidienne
GMGPro répond à une problématique simple : permettre aux gestionnaires de disposer d’un outil unique pour structurer et suivre des activités qui sont souvent gérées à travers plusieurs fichiers et supports.
En centralisant les informations relatives aux véhicules, aux chauffeurs, aux missions, au carburant, aux péages et aux fournitures, la plateforme facilite la circulation de l’information et améliore la visibilité sur les opérations.
Son système d’alertes contribue à anticiper les échéances, tandis que les rapports et les indicateurs permettent de mieux analyser les dépenses, l’utilisation des ressources et l’activité du parc.
La solution apporte ainsi une approche plus structurée à la gestion des moyens généraux, avec un objectif central : gagner du temps, réduire les oublis et disposer d’informations fiables pour mieux gérer les ressources.
Les bénéfices de GMGPro pour les organisations
En centralisant les opérations liées aux moyens généraux, GMGPro permet notamment de :
Gagner en efficacité, en réduisant les opérations manuelles et la dispersion des informations.
Anticiper les échéances, grâce au système d’alertes basé sur les dates et les kilométrages.
Mieux maîtriser les dépenses, grâce au suivi des budgets, des coûts d’exploitation et des consommations.
Améliorer la traçabilité, en conservant l’historique des opérations réalisées sur les véhicules, les missions, les demandes et les stocks.
Faciliter la collaboration, en centralisant les demandes et les processus de validation.
Optimiser la gestion du parc, grâce à une meilleure visibilité sur la disponibilité, l’entretien et l’utilisation des véhicules.
Mieux gérer les stocks, grâce au suivi des entrées, sorties, inventaires et consommations.
Une solution adaptable aux besoins de chaque organisation
GMGPro a été conçue pour s’adapter aux réalités opérationnelles des organisations.
Les processus de validation, les niveaux d’accès, les seuils d’alerte et différents paramètres peuvent être configurés en fonction des besoins.
Cette capacité d’adaptation permet à la plateforme de s’intégrer aux méthodes de travail existantes tout en accompagnant leur évolution.
GMGPro peut ainsi répondre aux besoins des organisations disposant d’un parc automobile et souhaitant également structurer la gestion de leurs moyens généraux et de leurs stocks.
L’expertise technologique de DivineDev
À travers GMGPro, DivineDev met son expertise en conception de solutions numériques au service d’un domaine où l’organisation, la réactivité et la maîtrise des coûts sont essentielles.
La conception d’un tel outil nécessite de transformer de nombreuses opérations quotidiennes en processus numériques structurés : suivi des véhicules, gestion des chauffeurs, missions, dépenses, stocks, demandes, validations et alertes.
L’objectif n’est pas simplement de remplacer un fichier Excel par une application web, mais de proposer un environnement capable de centraliser l’information, automatiser certaines tâches, anticiper les échéances et faciliter la prise de décision.
GMGPro illustre ainsi la capacité de DivineDev à concevoir des solutions numériques adaptées aux besoins concrets des entreprises et à leurs réalités opérationnelles.
GMGPro : passer d’une gestion dispersée à une gestion maîtrisée
La gestion des moyens généraux nécessite de disposer d’informations fiables, accessibles et régulièrement mises à jour.
En réunissant la gestion du parc automobile, des chauffeurs, des missions, du carburant, des péages et des fournitures au sein d’une même plateforme, GMGPro apporte un cadre structuré pour accompagner les gestionnaires dans leurs activités quotidiennes.
Grâce à ses alertes, ses processus de validation, ses outils de suivi et ses fonctionnalités d’analyse, la solution permet de mieux anticiper les besoins, de suivre les ressources et de disposer d’une vision plus claire des coûts et des opérations.
GMGPro : centraliser les informations, automatiser le suivi et mieux maîtriser les moyens généraux.
