- structurer les différentes étapes d’un processus ;
- affecter les traitements aux collaborateurs concernés ;
- automatiser certaines tâches récurrentes ;
- faciliter les validations ;
- suivre l’avancement des dossiers ;
- conserver une meilleure traçabilité des opérations.
Les utilisateurs peuvent également ajouter des commentaires afin de faciliter les échanges entre les différents intervenants.
Suivre les tâches et les traitements en cours
La digitalisation d’un processus ne consiste pas seulement à faire circuler les documents. Il est également nécessaire de savoir qui doit effectuer une action, où en est le traitement et quelles tâches restent à réaliser.
GEDCA permet d’attribuer des tâches à un service ou à un collaborateur et d’en suivre l’évolution.
Les traitements peuvent notamment être associés à différents états :
- Non attribué ;
- En cours de traitement ;
- Terminé ;
- Rejeté ;
- Annulé.
Cette visibilité permet aux responsables de mieux suivre l’activité, d’identifier les tâches en attente et de détecter plus rapidement les éventuels points de blocage.
Retrouver plus facilement l’information
Lorsque le volume documentaire augmente, la recherche d’un document peut devenir particulièrement chronophage.
GEDCA permet de structurer les informations grâce à des mécanismes de classement et de catégorisation.
Les documents et courriers peuvent être organisés selon les catégories et les processus définis par l’organisation.
Cette organisation facilite leur consultation, leur recherche, leur récupération et leur archivage.
L’objectif est simple : permettre aux collaborateurs habilités de retrouver plus rapidement l’information dont ils ont besoin.
Réduire la dépendance au papier
La transformation numérique ne consiste pas uniquement à numériser les documents existants. Elle vise également à repenser la manière dont l’information circule au sein de l’organisation.
GEDCA accompagne cette transition en permettant d’intégrer les documents et courriers numérisés directement dans les processus numériques.
Les collaborateurs peuvent ainsi consulter, transmettre et traiter les informations sans multiplier les manipulations physiques.
La dématérialisation contribue à fluidifier les échanges entre les services, à réduire l'utilisation du papier et à limiter certaines opérations administratives répétitives.
Intégrer les échanges électroniques
Les processus documentaires ne se limitent plus aux documents physiques.
Les organisations échangent quotidiennement de nombreuses informations par courrier électronique. GEDCA peut intégrer la gestion des emails dans les processus documentaires afin de centraliser davantage les informations liées aux dossiers.
Cette possibilité contribue à réduire la dispersion des données entre plusieurs outils et à rapprocher les échanges électroniques des processus internes de traitement.
Des indicateurs pour mieux piloter l’activité
Une fois les processus documentaires digitalisés, les données générées par leur traitement peuvent également être exploitées pour améliorer le pilotage.
GEDCA permet de disposer d’indicateurs relatifs notamment :
- aux courriers reçus et envoyés ;
- aux documents archivés ;
- aux tâches attribuées ;
- aux traitements en cours ;
- aux traitements terminés ;
- aux traitements en attente ;
- à l’évolution de l’activité documentaire.
Ces informations permettent aux responsables de mieux comprendre l’activité de leurs services et d’identifier les éventuels ralentissements ou points de blocage.
La plateforme devient ainsi non seulement un outil de gestion documentaire, mais également un outil de suivi et de pilotage des processus internes.
Des notifications pour accompagner les utilisateurs
Dans un processus impliquant plusieurs intervenants, une information qui n’arrive pas au bon moment peut entraîner un retard dans le traitement d’un dossier.
GEDCA permet d’informer les utilisateurs lorsqu’une action nécessite leur intervention.
Les notifications peuvent notamment concerner :
- une nouvelle tâche ;
- un courrier qui leur est attribué ;
- une nouvelle étape d’un workflow ;
- une demande de traitement ;
- une validation ;
- une nouvelle information associée à un processus.
Cette fonctionnalité contribue à améliorer la réactivité des équipes et à limiter les situations dans lesquelles une tâche reste sans suivi.
Une gestion des accès adaptée aux responsabilités
Les documents traités par une organisation ne présentent pas tous le même niveau de confidentialité.
GEDCA intègre donc des mécanismes de gestion des droits d’accès, permettant d’adapter les informations accessibles à chaque utilisateur selon son profil, son service ou ses responsabilités.
Cette gestion des habilitations permet de mieux contrôler l’accès aux documents, aux courriers et aux données présentes dans la plateforme.
La solution peut également être configurée afin de prendre en compte les exigences applicables en matière de protection des données à caractère personnel, notamment lorsque le contexte du projet implique le respect du RGPD.
Une solution capable de s’intégrer au système d’information existant
La mise en place d’une nouvelle solution ne doit pas nécessairement conduire une organisation à remplacer tous ses outils existants.
GEDCA a été conçue pour pouvoir s’interfacer avec d’autres applications et systèmes métiers grâce à son API.
Selon les besoins du projet, les échanges de données peuvent notamment s’appuyer sur des formats tels que JSON, XML ou CSV.
Cette capacité d’intégration permet d’inscrire GEDCA dans un système d’information existant et de faciliter les échanges entre les différents outils utilisés par l’organisation.
Une plateforme modulable et évolutive
Chaque organisation possède ses propres procédures, son organisation interne et ses contraintes métiers.
GEDCA adopte donc une approche modulaire et évolutive.
La solution peut être configurée en fonction des processus de l’organisation et enrichie de fonctionnalités complémentaires selon les besoins identifiés lors de sa conception et de son déploiement.
Cette capacité d’adaptation permet à la plateforme d’évoluer avec l’organisation, plutôt que d’imposer un fonctionnement standardisé à ses utilisateurs.
Une solution pensée pour le travail collaboratif
La gestion documentaire concerne rarement un seul service.
Plusieurs collaborateurs peuvent être amenés à consulter, traiter, commenter ou valider un même document ou dossier.
GEDCA permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur la plateforme, chacun disposant d’un environnement correspondant à ses droits et responsabilités.
Cette approche favorise la collaboration entre les services et évite la multiplication des copies physiques ou numériques d’un même document.
L’information reste ainsi centralisée tout au long du processus.
Une accessibilité simplifiée grâce au web
GEDCA est une application web accessible depuis un navigateur.
Cette architecture permet aux utilisateurs d’accéder à la plateforme sans devoir installer une application spécifique sur chaque poste de travail.
La solution peut être déployée sur un serveur local, au sein de l’infrastructure informatique de l’organisation, ou sur un serveur distant, selon les contraintes techniques et les besoins du projet.
Cette flexibilité facilite le déploiement et permet d’adapter l’architecture de la solution au contexte de chaque organisation.
Une solution au service de la transformation numérique
La digitalisation des processus documentaires ne se résume pas au remplacement des dossiers papier par des fichiers numériques.
Elle implique également de repenser la manière dont l’information est créée, transmise, traitée, validée et conservée.
C’est dans cette logique que GEDCA associe au sein d’un même environnement :
gestion documentaire, gestion des courriers, archivage, workflows, gestion des tâches, collaboration, notifications, statistiques, contrôle des accès et interfaçage avec les systèmes existants.
Cette approche permet aux organisations de disposer d’un cadre structuré pour accompagner progressivement la transformation de leurs processus internes.
Les bénéfices pour les organisations
En centralisant les documents, les courriers et les processus au sein d’une même plateforme, GEDCA contribue notamment à :
Gagner en productivité, en réduisant le temps consacré à la recherche de documents, à la circulation des dossiers et au suivi manuel des tâches.
Améliorer la traçabilité, grâce au suivi des différentes étapes parcourues par un document ou un courrier.
Fluidifier la collaboration, en facilitant la transmission des informations entre les services et les collaborateurs.
Réduire l’utilisation du papier, grâce à la dématérialisation progressive des processus documentaires et administratifs.
Centraliser l’information, en regroupant les documents, courriers et données associées au sein d’un même environnement.
Renforcer le contrôle des accès, grâce à une gestion des habilitations adaptée aux profils et aux responsabilités.
Améliorer le pilotage, en mettant à disposition des indicateurs permettant de suivre l’activité et d’identifier les éventuels points de blocage.
Une solution adaptable à différents secteurs
Par sa conception modulaire et évolutive, GEDCA peut être adaptée à différents types d’organisations et de processus.
Elle peut notamment répondre aux besoins des entreprises privées, administrations publiques, collectivités, établissements, institutions, associations et plus largement de toute structure confrontée à des volumes importants de documents et de courriers.
La configuration de la plateforme peut être adaptée aux procédures internes, à l’organisation des services et aux besoins métiers de chaque structure.
L’expertise technologique de DivineDev
À travers GEDCA, DivineDev met son expertise en conception et développement de solutions numériques au service d’un enjeu essentiel pour les organisations : mieux maîtriser leur information.
La conception d’une solution de gestion documentaire ne consiste pas uniquement à créer un espace de stockage. Elle nécessite de comprendre les processus métiers, les circuits de validation, les responsabilités des différents intervenants et les exigences liées à la sécurité et à la traçabilité.
GEDCA traduit cette approche en une plateforme capable d’accompagner les organisations dans la digitalisation de leurs processus, tout en conservant la flexibilité nécessaire pour s’adapter à leurs réalités opérationnelles.
GEDCA : transformer la gestion documentaire en un processus maîtrisé
Avec GEDCA, la transformation numérique s’étend au cœur des processus administratifs et documentaires.
En centralisant les documents et les courriers, en structurant les workflows, en facilitant la collaboration et en offrant une meilleure visibilité sur les traitements, la plateforme permet aux organisations de passer d’une gestion documentaire dispersée à un environnement numérique plus structuré et plus maîtrisé.
GEDCA illustre ainsi la volonté de DivineDev de concevoir des solutions numériques adaptées aux besoins concrets des organisations, en associant digitalisation des processus, centralisation de l’information, traçabilité, collaboration et aide au pilotage.
GEDCA : une gestion documentaire plus structurée, une information plus accessible et des processus mieux maîtrisés.
